Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt seit 2018 – aber 2025 ist sie aktueller denn je. Abmahnungen, Unsicherheit und Vertrauensverlust drohen besonders beim E-Mail-Marketing. Wer rechtssicher laut DSGVO im E-Mail-Marketing 2025 arbeiten will, braucht klare Standards, Tools mit DSGVO-Konformität und ein Verständnis für die wichtigsten Anforderungen.
In diesem Artikel erfährst du, was 2025 wirklich zählt, um dein E-Mail-Marketing DSGVO-konform und zukunftssicher umzusetzen.
Warum DSGVO im E-Mail-Marketing so wichtig ist
- 📬 Du verarbeitest personenbezogene Daten (E-Mail = Identitätsmerkmal)
- 👥 Du bist für Einwilligung, Löschung & Sicherheit verantwortlich
- 💰 Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 20 Mio. €
- 🔐 Vertrauen ist ein Conversion-Faktor – und rechtssichere Prozesse schaffen Vertrauen
Kurz: DSGVO ist kein Bürokratie-Monster, sondern eine Chance, professionell und sauber zu arbeiten.
1. Double-Opt-In ist Pflicht (praktisch & juristisch)
Ohne bestätigte Einwilligung keine E-Mail – so einfach ist es. Nur mit Double-Opt-In (DOI) kannst du nachweisen, dass der Empfänger dem Versand zugestimmt hat.
Was das bedeutet:
- Formular mit Checkbox („Ich möchte den Newsletter erhalten“)
- Bestätigungs-E-Mail mit Klicklink
- Protokollierung von Zeit, IP & Zustimmungstext
💡 Tools wie GetResponse, Brevo und ConvertKit bieten DOI-Funktionen standardmäßig an.
2. Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen
Du nutzt ein Tool = du gibst Daten in fremde Hände. Also brauchst du laut Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV).
Was muss drinstehen?
- Wer ist „Verarbeiter“ (z. B. Brevo)?
- Welche Daten werden verarbeitet?
- Welche Sicherheitsmaßnahmen gelten?
Gut zu wissen:
- Brevo: AVV im Account direkt verfügbar (EU)
- GetResponse: AVV im Kundenportal aktivierbar (EU)
- ConvertKit: AVV auf Anfrage, nur mit Standardvertragsklauseln (USA)
3. Serverstandort & Datenübertragung prüfen
Seit dem Ende des „Privacy Shields“ ist der Daten-Export in Drittländer (z. B. USA) heikel. Du musst garantieren können, dass personenbezogene Daten geschützt sind.
| Tool | Serverstandort | DSGVO-Eignung |
|---|---|---|
| Brevo | Deutschland/Frankreich (EU) | ✅ sehr gut |
| GetResponse | Polen (EU) | ✅ gut |
| ConvertKit | USA (Amazon AWS) | ⚠️ eingeschränkt (SCCs nötig) |
💡 Für maximale Sicherheit empfiehlt sich ein Tool mit EU-Hosting.
4. Datenschutzerklärung & Formulartexte
Schon das Anmeldeformular für deinen Newsletter muss DSGVO-konform sein. Das heißt:
- Link zur Datenschutzerklärung
- Klartext, was man bekommt (z. B. „1×/Woche Tipps zu XY“)
- Kein vorangekreuztes Opt-In
Beispiel:
„Ich möchte den wöchentlichen E-Mail-Newsletter erhalten und habe die Datenschutzerklärung gelesen.“
Tipp: Nutze Plugins wie Complianz oder WP DSGVO Tools, um deine Formulare rechtssicher aufzusetzen.
5. Datenlöschung & Widerruf ermöglichen
Jeder Empfänger hat das Recht auf:
- Datenlöschung („Vergiss mich“)
- Widerruf der Einwilligung („Ich will keine Mails mehr“)
- Datenexport (z. B. auf Anfrage)
Wichtig:
- Jede Mail braucht einen funktionierenden Abmeldelink
- Die Löschung muss technisch nachvollziehbar dokumentiert sein
- Tools wie Brevo oder GetResponse bieten das automatisch – ConvertKit nur teilweise
6. Sicherheit: 2FA, Rollenrechte, Verschlüsselung
Auch technische Sicherheit ist Teil der DSGVO:
- Zugriffssteuerung für Teammitglieder (z. B. Rollen & Rechte)
- 2-Faktor-Authentifizierung (2FA)
- sichere Passwörter & Verschlüsselung
Was bieten die Tools?
- Brevo: 2FA, Rollenverwaltung, verschlüsselte Kommunikation ✅
- GetResponse: 2FA & Rechteverwaltung ✅
- ConvertKit: 2FA manuell aktivierbar ⚠️
7. Was passiert bei Verstößen?
DSGVO-Verstöße im E-Mail-Marketing sind nicht selten – und können teuer werden:
- Mehrere 5-stellige Bußgelder in Deutschland pro Jahr
- Abmahnungen durch Wettbewerber
- Reputationsschäden (z. B. schlechte Bewertungen, Berichterstattung)
Beispiel: Ein Unternehmen wurde mit 10.000 € Bußgeld belegt, weil es keinen DOI verwendet hat.
Fazit: DSGVO im E-Mail-Marketing ist Pflicht – aber machbar
Du brauchst kein Jurastudium, um DSGVO-konform zu arbeiten – aber das richtige Tool, saubere Prozesse und ein bisschen Wissen.
Wer 2025 datenschutzsicher E-Mail-Marketing betreiben will, achtet auf:
- Double-Opt-In ✅
- AV-Vertrag ✅
- EU-Server ✅
- Abmeldelink & Datenlöschung ✅
- Transparente Kommunikation ✅
Empfehlung:
Wähle ein Tool mit integrierten DSGVO-Standards wie Brevo oder GetResponse – oder schau dir unseren Vergleich an:
FAQ – DSGVO im E-Mail-Marketing 2025
Brauche ich einen AV-Vertrag, wenn ich ein Tool nutze?
Ja, immer. Egal ob Free-Plan oder Premium – ohne AVV kein rechtssicherer Einsatz.
Ist ConvertKit DSGVO-konform?
Formal ja, aber nur mit SCCs und manuellem AV-Vertrag. Nicht empfehlenswert für datensensible Branchen.
Was ist die beste DSGVO-Lösung?
Tools mit EU-Hosting, Standardfunktionen wie DOI & Löschung – z. B. Brevo oder GetResponse.
Muss ich die Einwilligung protokollieren?
Ja, inkl. IP-Adresse, Zeitstempel & Text. Gute Tools machen das automatisch.
Wie sicher sind meine Daten in E-Mail-Tools?
Wenn du ein seriöses Tool wählst und 2FA aktivierst: sehr sicher. Finger weg von No-Name-Tools ohne Impressum.