DSGVO 2025: Neue Regeln für dein E-Mail-Marketing

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DSGVO 2025: Neue Regeln für dein E-Mail-Marketing

Einleitung: DSGVO 2025 – Was auf E-Mail-Marketer zukommt

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hatte bereits 2018 viele Veränderungen im Online-Marketing ausgelöst. Nun, mit der DSGVO 2025, wird eine neue Welle an Anpassungen auf E-Mail-Marketer in Europa zukommen. Klar ist: Wer weiterhin rechtskonformes und erfolgreiches E-Mail-Marketing betreiben will, muss sich jetzt mit den Neuerungen vertraut machen.

In diesem Artikel erfährst du, welche neuen Anforderungen dich betreffen, wie du dein E-Mail-Marketing 2025 vorbereitest und worauf du bei Tools, Formularen und Automationen achten musst. Egal ob du Anfänger bist oder bereits eine professionelle Newsletter-Strategie hast – dieser Beitrag bringt dich auf den aktuellen Stand.

Warum die DSGVO 2025 für E-Mail-Marketing so wichtig ist

Die DSGVO war nie ein starres Regelwerk. Seit ihrem Inkrafttreten wird sie stetig angepasst – durch neue Gesetze, Gerichtsurteile und Stellungnahmen der Datenschutzbehörden. Mit der DSGVO 2025 treten erstmals konkretisierte Regelungen speziell für digitale Kommunikation in Kraft – E-Mail-Marketing ist davon besonders betroffen.

Was das bedeutet? Höhere Transparenzpflichten, veränderte Einwilligungserfordernisse, strengere Aufbewahrungsfristen und klare Vorgaben bei der Wahl deiner Softwarelösungen. Wer seinen Newsletter-Versand nicht anpasst, riskiert Bußgelder von bis zu 4 % des Jahresumsatzes.

Diese fünf Herausforderungen bringt die DSGVO 2025 mit sich:

  • Opt-In-Verfahren: Noch präzisere Nachweispflichten für Einwilligungen.
  • Datenminimierung: Erfassung nur absolut notwendiger Informationen.
  • Aufbewahrungsgrenzen: Altkontakte ohne Aktivität müssen gelöscht werden.
  • Toolkonformität: Anbieter außerhalb der EU müssen neue Nachweise erbringen.
  • Nutzerinformation: Mehr Transparenz bei Datennutzung und automatisierten Prozessen.

So setzt du die neuen DSGVO-Anforderungen im E-Mail-Marketing um

Die gute Nachricht: Viele Änderungen der DSGVO 2025 lassen sich mit klarem Verstand und modernen Tools einfach erledigen. Voraussetzung ist ein systematischer Ansatz. Nachfolgend zeigen wir dir die sechs wichtigsten Schritte für eine DSGVO-konforme E-Mail-Marketing-Strategie im Jahr 2025.

1. Rechtssichere Einwilligungen dokumentieren

Die DSGVO 2025 verlangt einen glasklaren Nachweis der Einwilligung zur Datenverarbeitung. Das schließt Zeitpunkt, Quelle, IP-Adresse und konkreten Zweck ein. Opt-Ins müssen nachvollziehbar und jederzeit abrufbar sein – im Zweifel musst du beweisen können, dass jemand wirklich zugestimmt hat.

Benutze deshalb ein professionelles E-Mail-Marketing-Tool wie GetResponse, das dir automatisiert alle Opt-In-Details speichert – inklusive Double-Opt-In-Bestätigungsmail. Auch andere Tools wie Brevo oder ConvertKit bieten solche Features – mehr dazu weiter unten im Toolvergleich.

2. Datenschutzfreundliche Formulare und Felder

Die Erhebung von Daten darf ab 2025 nur „zweckgebunden und erforderlich“ sein. Für deinen Newsletter bedeutet das: Sammle nur das, was du wirklich brauchst. Meist ist die E-Mail-Adresse ausreichend. Vornamen sind okay – solange du diese beispielsweise für die Personalisierung nutzt. Alles darüber hinaus wird kritisch gesehen.

Sorge außerdem dafür, dass neben jedem Formular ein klarer Datenschutzhinweis steht. Idealerweise mit Checkbox und Link zur Datenschutzerklärung. Nur so machst du den Zweck der Datenerhebung transparent, wie es die DSGVO 2025 fordert.

3. Lange inaktive Kontakte regelmäßig löschen

Neu in der DSGVO 2025 ist die Pflicht zur automatischen Datenlöschung bei Inaktivität. Grundsätzlich sollen personenbezogene Daten nicht länger gespeichert bleiben als notwendig. Für E-Mail-Marketing gilt: Wenn ein Kontakt über einen festgelegten Zeitraum nicht mehr interagiert (z. B. 12 Monate), muss er entfernt oder anonymisiert werden.

Viele Tools bieten solche Löschprozesse mittlerweile automatisiert. Im Brevo-Test 2025 prüfen wir unter anderem, wie gut diese Funktion umgesetzt ist.

4. EU-konforme Tools verwenden

Ab 2025 gelten für Drittanbieter außerhalb der EU strengere Anforderungen. Das betrifft vor allem US-basierte Anbieter, die sich bislang auf das Privacy Shield oder SCCs (Standardvertragsklauseln) berufen haben. Viele Aufsichtsbehörden fordern nun einen klaren Nachweis, wie personenbezogene Daten in Drittstaaten geschützt werden.

Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, schau dir unbedingt unseren E-Mail-Marketing-Tool-Vergleich 2025 an. Dort analysieren wir, welche Anbieter DSGVO-ready sind – und welche nicht.

5. Automatisierte Prozesse transparent darstellen

Kaum ein modernes E-Mail-Marketing kommt ohne Automationen aus – von der Willkommensstrecke bis zum Warenkorbabbruch. Doch ab 2025 verlangt die DSGVO, dass Empfänger darüber informiert werden müssen, welche automatisierten Entscheidungen getroffen werden – und wie deren Logik aussieht.

Wenn du z. B. Segmentierungen vornimmst oder Inhalte abhängig vom Nutzerverhalten ausspielst, musst du das in deinen Datenschutzinfos erwähnen. Besonders fortschrittliche Tools wie ConvertKit helfen dabei, solche Inhalte DSGVO-konform zu automatisieren und zu dokumentieren.

6. Verarbeitungsverzeichnis und ADV auf Stand halten

Wenn du personenbezogene Daten im Rahmen des E-Mail-Marketings verarbeitest (und das tust du), musst du ein sogenanntes Verzeichnis führen – inklusive aller Dienstleister (z. B. E-Mail-Software, Hosting, Trackinglösungen). Zudem brauchst du eine „Auftragsverarbeitungsvereinbarung“ (ADV) mit deinen Anbietern.

Viele E-Mail-Marketing-Tools bieten mittlerweile vorgefertigte oder sofort herunterladbare ADV-Dokumente an. Achte bei der Auswahl deines Tools unbedingt auf diese Option – sie wird mit der DSGVO 2025 noch wichtiger.

E-Mail-Marketing-Tools im DSGVO-Check: Wer ist 2025 auf der sicheren Seite?

Die Umsetzung der DSGVO 2025 hängt maßgeblich davon ab, welches Tool du nutzt. Nicht jedes System erfüllt alle Anforderungen – und manche machen es dir deutlich einfacher als andere. Werfen wir einen kurzen Blick auf drei beliebte Tools.

GetResponse

GetResponse bietet umfassende DSGVO-Funktionen: Double-Opt-In, verschlüsselter Datenimport, Automationen mit Bedingungslogik und klare Löschprozesse. Sinnvoll für Unternehmen mit komplexeren Workflows. Weitere Details findest du im ausführlichen GetResponse-Test 2025.

Brevo (ehemals Sendinblue)

Brevo punktet mit Servern in der EU, einfacher Benutzeroberfläche und günstigen Tarifen auch für kleinere Listen. Besonders gut: Die automatisierte Inaktivitätslöschung und die integrierte Verarbeitungsakte. Im Brevo-Test 2025 gehen wir auf alle DSGVO-Faktoren im Detail ein.

ConvertKit

ConvertKit richtet sich besonders an Kreative und Solopreneure. DSGVO-Funktionen sind umfassend, aber weniger automatisiert als bei den großen Tools. Positiv: Eine sehr transparente Opt-In-Protokollierung und flexible Automationslogik. Lies den kompletten Erfahrungsbericht im ConvertKit-Test 2025.

Fazit: DSGVO 2025 nicht als Hürde, sondern als Chance sehen

Die DSGVO 2025 bringt schärfere Regeln für dein E-Mail-Marketing – keine Frage. Doch wer jetzt seine Prozesse anpasst, profitiert langfristig: Höheres Vertrauen, bessere Zustellraten und rechtliche Sicherheit sind starke Argumente.

E-Mail-Marketing ist und bleibt ein extrem effektiver Kanal – vorausgesetzt, er wird datenschutzkonform genutzt. Mit dem richtigen Verständnis der DSGVO, den passenden Tools und einer klaren Strategie bist du bestens für 2025 gerüstet.

Informiere dich regelmäßig, halte dein Wissen aktuell und überprüfe deine Tools und Workflows einmal im Quartal. So wird aus der Pflicht schnell eine Kür – und dein Newsletter bleibt ein nachhaltiger Erfolgsfaktor.

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