Wie du Leser gezielt segmentierst – auch ohne CRM

Warum Segmentierung im E-Mail-Marketing so wichtig ist

Gezielte Segmentierung ist das Herzstück erfolgreichen E-Mail-Marketings. Wenn du alle Empfänger gleich behandelst, verschwendest du Potenzial. Denn: Nicht jede*r interessiert sich für dieselben Inhalte, Produkte oder Angebote. Nur wer ankommt, wird gelesen. Doch was, wenn du kein CRM-System (Customer Relationship Management) nutzt? Die gute Nachricht: Auch ohne CRM kannst du deine Leser gezielt segmentieren – und damit Öffnungsraten, Klicks und Conversions dramatisch verbessern.

In diesem Artikel erfährst du, wie du Leser in deinem E-Mail-Verteiler klug segmentierst – ganz ohne komplexes CRM. Du brauchst nur ein gutes Tool, ein paar clevere Ideen und etwas Struktur.

Die Herausforderung: Zielgruppen verstehen ohne CRM

CRM-Systeme sammeln und speichern viele Nutzerdaten: Kaufhistorien, Interessen, Website-Verhalten. Auf Basis dieser Daten wird segmentiert. Doch viele Solo-Unternehmer, Start-ups oder Nischen-Blogs arbeiten ohne CRM – oft aus guten Gründen: zu teuer, zu komplex oder schlichtweg überdimensioniert für den aktuellen Bedarf.

Das macht die gezielte Segmentierung aber nicht weniger wichtig. Denn ohne sie verliert dein E-Mail-Marketing an Relevanz. Die Folge: sinkende Öffnungsraten, höhere Abmelderaten und weniger Umsatz.

Die Lösung? Nutze gezielte Taktiken, smarte Tools und das Verhalten deiner Nutzer, um auch ohne CRM-System relevante Gruppen zu bilden.

So gelingt Leser-Segmentierung ohne CRM – Schritt für Schritt

1. Nutze Anmeldeformulare strategisch

Der erste und einfachste Weg zur Segmentierung beginnt direkt bei der Anmeldung. Füge deinem Newsletter-Formular gezielte Abfragen hinzu:

• Interessensgebiete (z.B. „Bloggen“, „SEO“, „E-Mail-Marketing“)
• Branche oder Beruf (z.B. „Freiberufler“, „Online-Shop“, „Coach“)
• Erfahrungslevel (z.B. „Einsteiger“, „Fortgeschritten“, „Profi“)

Moderne E-Mail-Marketing-Tools wie GetResponse oder ConvertKit ermöglichen diese Art der Datenerhebung direkt über Tags oder benutzerdefinierte Felder. Damit lassen sich neue Kontakte von Anfang an sinnvoll zuordnen.

Wer mehr zum genauen Funktionsumfang von ConvertKit wissen will, findet hier einen detaillierten ConvertKit-Test.

2. Verwende Tags und Custom Fields

Statt klassischer Listen arbeiten moderne Tools mit Tags. Damit kannst du flexibel und dynamisch segmentieren – auch ohne CRM. So kannst du Nutzer mit Tags wie „SEO-Interessiert“, „Produkt gekauft“ oder „Black Friday-Mail geöffnet“ versehen.

Diese Tags entstehen automatisch durch Aktionen deiner Leser – z. B. wenn sie einen bestimmten Link klicken, eine Produktseite besuchen oder eine E-Mail öffnen. Damit erzeugst du eine Verhaltenssegmentierung, die viel aussagekräftiger ist als starre Listen.

Besonders einfach geht das mit smarten Tools wie Brevo. Falls du dich fragst, ob Brevo dafür geeignet ist, findest du hier unseren aktuellen Brevo-Test.

3. Segmentiere auf Basis von Klickverhalten

Auch ohne CRM kannst du E-Mails mit verschiedenen Inhaltsblöcken versenden – jeder mit einem anderen Link. Je nachdem, worauf deine Leser klicken, kannst du sie automatisch segmentieren.

Beispiel: Du schickst eine Mail mit folgenden Themen:

• „10 Tipps für bessere Blogartikel“
• „Wie du SEO für deine Website nutzt“
• „Effektives E-Mail-Marketing für Einsteiger“

Klickt Leser A auf Blogartikel, Leser B auf SEO – voilà: Schon kannst du beide gezielt mit passendem Content bedienen. Tools wie GetResponse machen das mit Link-basiertem Tagging kinderleicht. Mehr dazu findest du in unserem GetResponse-Test.

4. Biete Content-Upgrades passend zum Thema

Ein effektiver Weg zur Segmentierung ohne CRM: Content-Upgrades. Das sind spezielle Freebies oder Downloads, die du nur zu bestimmten Blogartikeln oder Themenschwerpunkten anbietest. Je nachdem, welchen Inhalt sich jemand herunterlädt, kennzeichnest du ihn mit einem entsprechenden Tag.

Beispiel:

• PDF „E-Mail-Betreffzeilen, die öffnen“ → Tag: Email-Basics
• Checkliste „Deine erste Automatisierung“ → Tag: Email-Automation

So füllt sich dein Verteiler Schritt für Schritt mit wertvollen Informationen – ohne CRM, aber mit System.

5. Frage regelmäßig gezielt nach Interessen

Bestandspflege ist wichtig: Auch wenn du schon viele Leser hast, kannst du nachträglich segmentieren – mit gezielten E-Mails. Frag deine Abonnent*innen direkt:

„Welche Inhalte interessieren dich am meisten?“

Verlinke verschiedene Antwortmöglichkeiten. Je nach Klick wird ein entsprechender Tag gesetzt. Einfach, effektiv, datenbasiert.

6. Analysiere Öffnungs- und Klickraten

Wenn du regelmäßig analysierst, welche E-Mails gut ankommen, erkennst du Muster:

• Welche Themen ziehen?
• Welche Betreffzeilen performen?
• Wer reagiert auf Verkaufs-Mails – und wer nicht?

Anhand dieser Kennzahlen lassen sich Zielgruppen auch ohne CRM feinjustieren. In vielen Tools kannst du sogar Kontakte segmentieren, die besonders aktiv oder inaktiv sind – ideal für Reaktivierungskampagnen oder VIP-Angebote.

Wenn du dir unsicher bist, welches Tool für deine Segmentierung die richtige Wahl ist, hilft dir der große Vergleich der besten E-Mail-Marketing-Tools weiter.

Beispiele für Segmentierungsstrategien – ohne CRM

1. Event-basiert: Teilnahme & Reaktion

Du veranstaltest ein Webinar? Segmentiere automatisch:

• Registriert, aber nicht teilgenommen
• Teilgenommen, aber kein Upsell gekauft
• Teilgenommen und gekauft

So kannst du jeder Gruppe passgenaue Inhalte schicken: z. B. Reminder, Follow-ups oder Upsell-Angebote.

2. Interessenbasiert: Thema erkennen & bedienen

Beispiel: Du bietest Inhalte zu E-Commerce, Freelancing und Digitales Nomadentum. Über Klickverhalten, Downloads und Inhaltspräferenzen kannst du klar erkennen, wer sich für welches Thema interessiert. Diese Segmentierung erfolgt ohne CRM – einfach durch smarte Nutzung deines Tools.

3. Engagement-basiert: Aktiv vs. inaktiv

Werkzeuge wie ConvertKit oder Brevo können sehen, welche Kontakte aktiv sind – und welche nie mehr öffnen. So kannst du Inaktive gezielt ansprechen oder aus deinem Verteiler entfernen. Das spart nicht nur Geld, sondern hält deine Liste frisch und relevant.

Fazit: Erfolgreiche Segmente auch ohne CRM – mit Plan und Tools

Wie du siehst, brauchst du kein komplexes CRM-System, um Leser gezielt zu segmentieren. Was du brauchst, ist:

• Struktur bei der Anmeldung
• E-Mails mit klaren, klickbasierten Aktionen
• gute Tags und Felder zur Unterscheidung
• ein leistungsstarkes, aber flexibles E-Mail-Tool

Moderne Tools wie ConvertKit, GetResponse oder Brevo ermöglichen dir effektive Segmentierung – auch ohne externes CRM. Damit erreichst du deine Leser persönlicher, zielgenauer und erfolgreicher. Weniger Streuverluste, mehr Conversions.

Und wenn du das passende Tool noch nicht gewählt hast, schau dir den aktuellen Vergleich der besten E-Mail-Marketing-Tools an.

Weitere hilfreiche Beiträge rund ums Thema:

• 👉 Großer Vergleich der besten E-Mail-Marketing-Tools [hier entlang]
• 👉 GetResponse im Test: DSGVO, Preise & mehr [hier entlang]
• 👉 ConvertKit Review: Wie gut ist das Tool wirklich? [hier entlang]
• 👉 Brevo Erfahrungsbericht: E-Mail-Marketing im Check [hier entlang]