DSGVO im E-Mail-Marketing – das musst du beachten

Einleitung: DSGVO trifft E-Mail-Marketing

Seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 hat sich die Welt des digitalen Marketings spürbar verändert – insbesondere im Bereich E-Mail-Marketing. Die Verordnung schafft klare Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten und damit auch für das Versenden von Newslettern, Kampagnen und automatisierten E-Mails. Wer hier gegen Vorschriften verstößt, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch den Verlust von Vertrauen und Reichweite.

Doch keine Panik: Wer die Anforderungen der DSGVO im E-Mail-Marketing kennt und richtig umsetzt, kann nicht nur rechtssicher arbeiten, sondern die eigene E-Mail-Strategie sogar verbessern. In diesem Artikel erfährst du, was du beim Thema DSGVO im E-Mail-Marketing beachten musst – fundiert, verständlich und praxisnah.

Warum die DSGVO im E-Mail-Marketing so wichtig ist

Das Ziel der DSGVO ist es, personenbezogene Daten in der gesamten Europäischen Union zu schützen. E-Mail-Adressen zählen eindeutig dazu – sie gehören zur Kategorie der personenbezogenen Daten. Sobald diese in deinem Marketing-System verarbeitet, also etwa gespeichert oder verwendet werden, greifen die Vorschriften der DSGVO.

Das betrifft viele Bereiche des E-Mail-Marketings:

• Newsletter-Anmeldungen
• Double Opt-in-Verfahren
• Versand automatisierter E-Mails
• Analyse des Öffnungs- und Klickverhaltens
• Datenspeicherung und Datenlöschung

Damit wird klar: DSGVO und E-Mail-Marketing sind untrennbar verbunden. Wer rechtskonform arbeiten möchte, muss sich intensiv mit den Vorgaben auseinandersetzen. Das gilt für Einsteiger genauso wie für erfahrene Marketer.

Was du konkret beachten musst – die wichtigsten DSGVO-Regeln im E-Mail-Marketing

1. Klare Einwilligung durch Double Opt-in

Die Grundlage für jeden Newsletter-Versand ist eine nachweisbare Einwilligung. Diese Einwilligung muss freiwillig, informiert und eindeutig sein – so fordert es die DSGVO. In der Praxis bedeutet das: Double Opt-in ist Pflicht.

Beim Double-Opt-in-Verfahren meldet sich eine Person über ein Formular an und bestätigt die Anmeldung anschließend durch einen Klick auf einen Bestätigungslink in einer E-Mail. Erst danach darf die E-Mail-Adresse für den Versand genutzt werden. So stellst du sicher, dass wirklich der Inhaber der E-Mail-Adresse zugestimmt hat – ein Muss aus Sicht der DSGVO im E-Mail-Marketing.

2. Transparente Datenschutzerklärung

Bereits bei der Anmeldung musst du vollständig und verständlich erklären, was mit den personenbezogenen Daten passiert. Die Datenschutzerklärung sollte:

• Zweck der Datenerhebung beschreiben
• Art der gespeicherten Daten nennen
• Hinweise auf Widerrufs- und Löschrechte geben
• Infos zum genutzten E-Mail-Marketing-Tool enthalten

Diese Informationen sollten gut sichtbar beim Anmeldeformular hinterlegt werden – direkt verlinkt und mit möglichst wenig juristischem Kauderwelsch.

3. Rechenschaftspflicht: Dokumentiere alles

Nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO gilt die Rechenschaftspflicht. Du musst jederzeit beweisen können, dass du alle Datenschutzrichtlinien einhältst. Das bedeutet:

• Einwilligungen dokumentieren und speichern
• Datenverarbeitungen im Verzeichnis dokumentieren
• Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge) mit Dienstleistern abschließen

Die Auswahl deines E-Mail-Marketing-Tools spielt dabei eine wichtige Rolle. Tools wie GetResponse, Brevo oder ConvertKit punkten beispielsweise mit DSGVO-konformer Datenverarbeitung und bieten passende Vertragsunterlagen direkt mit an.

4. Recht auf Löschung und Datenportabilität

Jede betroffene Person hat das Recht, die Löschung ihrer Daten zu verlangen oder diese in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten. Du musst also sicherstellen, dass du jederzeit Auskunft geben kannst und auf Anfrage Daten schnell löschen oder exportieren kannst – automatisiert oder manuell.

5. Kein Tracking ohne Zustimmung

Viele E-Mail-Marketing-Tools bieten Analysefunktionen wie Öffnungsraten, Klickverhalten oder Heatmaps. Doch auch hier gilt: Ohne vorherige und ausdrückliche Zustimmung darfst du keine individuellen Nutzer-Daten tracken.

Wenn du also personalisiertes E-Mail-Tracking einsetzen willst, zum Beispiel zur Segmentierung oder Automatisierung, brauchst du zusätzlich zur Newsletter-Anmeldung eine aktive Zustimmung – etwa über eine Checkbox oder angepasstes Consent-Banner.

Beispiele & Tool-Vergleiche: Was unterschiedliche Anbieter ermöglichen

Die Umsetzung der DSGVO im E-Mail-Marketing hängt maßgeblich davon ab, welches Tool du einsetzt. Nicht jedes System erfüllt automatisch die wichtigen Kriterien. Ein direkter Vergleich lohnt sich, um datenschutzkonform zu arbeiten – und gleichzeitig effizient zu bleiben.

Unser großer E-Mail-Marketing-Tool-Vergleich bietet eine fundierte Übersicht über Funktionen, DSGVO-Umsetzung und Preisstrukturen.

GetResponse

Der Anbieter GetResponse hat in Sachen DSGVO vieles richtig gemacht: AV-Vertrag, Server in der EU, Double-Opt-in, datenschutzfreundliches Tracking – alles an Bord. Ideal für Nutzer, denen Datenschutz wichtig ist, die aber auch viele Funktionen (Automationen, Landingpages, CRM etc.) benötigen.

ConvertKit

ConvertKit ist besonders beliebt bei Solopreneuren und Content Creators – auch wegen der Einfachheit in der Bedienung. In unserem ConvertKit-Test haben wir uns die DSGVO-Optionen genau angesehen: Standardmäßig liegen die Server in den USA, aber durch den Abschluss eines AV-Vertrags und passende Einstellungen ist eine DSGVO-konforme Nutzung ebenfalls möglich.

Brevo (ehemals Sendinblue)

Brevo glänzt mit einem starken Fokus auf Datenschutz: Hauptsitz in der EU, Verarbeitung auf Servern in Europa und umfassende DSGVO-Features. Wer datenschutzkonform arbeiten will, aber nicht auf smarte Marketing-Funktionen verzichten möchte, ist hier richtig.

Tod- oder Must-Haves: Was du vermeiden bzw. unbedingt tun solltest

Dos:

• Setze auf ein DSGVO-konformes Tool mit AV-Vertrag
• Nutze Double Opt-in bei Anmeldungen
• Informiere transparent über Datennutzung
• Ermögliche jederzeitiges Abmelden durch einen klar sichtbaren Link
• Halte dein Datenschutz-Verzeichnis aktuell

Don’ts:

• Keine Versendung ohne Einwilligung – auch keine einmalige Info-Mail
• Kein Tracking ohne aktives Einverständnis
• Kein Sammeln von Adressen auf Messen ohne schriftliche Zustimmung
• Keine unklaren oder versteckt formulierten Checkboxen
• Kein Zugriff auf Daten ohne Zweckbindung oder Berechtigung

Fazit: DSGVO im E-Mail-Marketing richtig umsetzen lohnt sich doppelt

Auch wenn die DSGVO auf den ersten Blick für viele Aufwand bedeutet, zahlt sich die korrekte Umsetzung im E-Mail-Marketing schnell aus. Du sammelst qualitativ hochwertige Kontakte, die wirklich interessiert sind. Du baust Vertrauen auf, stärkst deine Marke und schützt dich gleichzeitig vor rechtlichen Risiken.

Besonders wichtig ist die Wahl des richtigen E-Mail-Marketing-Tools. Unsere Vergleichsseite zeigt dir, wie sich Tools wie GetResponse, ConvertKit oder Brevo in Sachen DSGVO, Funktionen und Preisstruktur schlagen.

Wenn du das Thema DSGVO im E-Mail-Marketing einmal sauber aufgesetzt hast, kannst du dich mit ruhigem Gewissen auf dein eigentliches Ziel konzentrieren: E-Mails, die öffnen, lesen und konvertieren.

Weitere hilfreiche Beiträge rund ums Thema:

• 👉 Großer Vergleich der besten E-Mail-Marketing-Tools [hier entlang]
• 👉 GetResponse im Test: DSGVO, Preise & mehr [hier entlang]
• 👉 ConvertKit Review: Wie gut ist das Tool wirklich? [hier entlang]
• 👉 Brevo Erfahrungsbericht: E-Mail-Marketing im Check [hier entlang]